第一条 总则
为适应新常态，推进精细化管理，所有教职工在遵守国家法规，党纪政纪、学校章程、学校管理制度的前提下还必须服从和执行本院的行政规范以及教学线、学工线、招生就业线、综合办、院长室、书记室制订的管理制度和提出的工作要求。
第二条 本院行政规范的范畴
包括请假、出差、教师培训、采购、打字文印、档案管理、行政值班、大学生创业公司监管与指导、财务开支、学生特色培训、出席校内会议、教育教学活动、校外实习实训、成人教育与社会培训考证、财务支出、水电和会议室管理与维修维护、应急处置和安全预警、上传信息和材料、教职工福利待遇、印章管理等。
第三条 请假
1、半天以内的请假由分管院长批准；学工线一天以上，三天以内的由分管院长、总支书记和院长签批后方可离岗；其他人员一天以上，三天以内的请假经分管院长、院长签批后方可离岗。
2、三天以上的请假除按上述程序签字外，还需按学校考勤程序办理请假手续。
3、凡请假未批准而擅自离岗的一律按旷工旷课论处。
4、无课或工作任务的教职工在工作日内离开岳阳市外出的须向二级学院分管领导和院长或书记报告，否则有任务安排而无法完成的视为旷工旷课。
第四条 出差
5、所有出差按照“本人填写出差报告单→分管领导签署明确意见→二级学院院长或书记审核→学校相关领导审批”的流程办理出差审批。
6、中层干部和教师组织学生出校的不论省内外均须走二级学院和学校领导批流程。
7、一般教职工省内出差的只需二级学院分管领导签署意见，院长批准即可。
第五条 教师外出培训学习
8、不论学校任何职能处室安排本院教职工培训学习，均应向二级学院分管领导和院长或书记报告。
9、凡属行政主管部门、行业协会、党政机关、学校等方面文件规定的培训学习应按审批程序办理，否则不予报销费用；其他培训学习所产生的费用均由培训学习对象自行承担。
10、本院为确保专业建设和事业发展而自行选送的培训学习项目产生的相关费用由本院承担，单须向所属部门负责人和分管院长签署明确意见，由院长或书记批准后方可参加并报销合理合规的费用。
第六条 商品采购
11、按照分线组织采购的原则进行采购金额在500元以内的由使用人、部门负责人、分管领导审核并加盖学院公章后即可购买，但须在综合办备案，全年累计的总额不得超过3000元。
12、500元以上3000元以内的大额采购由使用人填写商品采购报告单，部门负责人签字，分管领导签审，院长签批后方可购买，全年金额不得超过10000元。
13、3000元以上的采购由学院召开党政联席会研究后并按第12款的规定走完采购报批程序后方可购买。
14、办公室学期初统一为行政办公室配发一次办公用品外（茶叶、纸、笔、墨、复印纸、卫生纸、订书针、回形针、胶水等）外，办公室只为院长室和书记室提供价值在200元以内的小额商品购买服务。
15、各教研室的办公用品由各教研室从专项预算经费中自行购买，但须有证明人签字。
第七条 打字文印
16、零散的打字文印由各办公室自行利用办公设备和耗材进行，不报销有关费用。
17、批量的打字文印由所在部门填写打字文印审批单，部门负责人签字，分管领导审核，院长或书记审批后交办公室联系统一办理。
18、学院的对外宣传和广告由综合办填写打字文印报告单，院长或书记审批后方可进行。
第八条 档案管理
19、各部门应建立自己的工作台账和业务档案，既留痕迹又不唯痕迹，做到一切工作有据可查。
20、人事（综合办）、财务（报账员）、资产（资产管理员）、学籍（学工办）、就业（就业专干）、党建等工作应建立永久性专门档案并及时增补有关内容。
21、一院一品文化建设，内涵建设的各级项目，重大的教育教学活动由牵头部门按照“一事一档”的要求建立专门档案。
22、凡因档案缺失影响学校学院工作的一律实行责任追究。
第九条 行政值班
23、行管人员实行坐班制度。
24、行政领导和辅导员以及负面清单督察组实行值日制度。
25、值班领导负责处置值班当日的突发事件，不在自己权责范围的应及时告之相关管理人员。
26、值班人员无故缺席值班的按旷工论处，请事病假的按考勤制度处理。
第十条 财务开支
27、经费开支严格实行经手人填单、证明人签证、报账员初审、分管院长审核，院长审批过后按学校正常程序履行开支报账手续，报账员没有义务为任何人提供和粘贴报销票据，报账员每月书面报告一次财务开支状况。党建经费由总支书记签批开支和报销。
28、专项工作、专项经费、重大的教育教学活动应召开党政联席会议并制订专门工作方案，轮签并经院长或书记审批同意后方可实施并开支相关费用。
第十一条 创业公司的指导与监管
29、大学生创业公司由办公室牵头各部门明确3-5名教师指导学生开展创业活动和日常管理，力争打造省内外知名的传承优秀传统文化服务型知名品牌。
30、创业公司严格按照《公司法》的要求和大学生创新创业的有关法规政策开展经营活动，不得影响正常的教育教学，实行独立经营，自负盈亏。
第十二条 学生特色培训
31、按照“1+X证书”、“现代学徒制”、“一专多能”的要求，组织在校生参加各种考级、特长、技能、职业资格等方面的培训全部归口教学线管理实施，由学工线密切配合，办公室提供必要的协调服务。
32、所有培训项目由教学线和学工线向学校提交专门报告，分管院长、院长签字并加盖公章后交由学校有关部门和领导审批后执行。
33、培训收入除上学校财务部门的金额外，余额部分的70%由分管院长主持分配，30%交由学院办公室弥补公用经费不足，学校另有规定的按学校规定办理。
第十三条 出席校内会议
34、学校召开的党建工作会议因故不能参加的需向总支书记请假；学校召开的其他会议不能参加的需向院长请假，是中层干部的需按学校有关要求请假。所有会议考勤由教学线、学工线分块进行考勤交办公室汇总后存档备查并报告学校。
35、本院召开的各种会议，党建会议须向总支书记请假，行政工作会议须向分管院长和院长请假，批准后方可缺席会议，否则按旷工旷课论处。考勤工作由各块分别统计，交由办公室汇总与年度考核挂钩，每缺席一次按《关于严肃教育教学秩序的暂行办法》在年度考核中核减考评分数。
第十四条 院内召开会议
党政联席会议由班子成员提议后择时召开；院长办公会议由院长主持召开；行政例会原则上单周星期一上午举行，参会人员为班子成员和三办主任；分线的业务会议由分管院领导自主召开；各类会议须作好专门的会议记录；会议有冲突时按照层级和缓急状况延期举行。
第十五条 重大教育教学活动
36、重大教育教学活动（含文体活动、社会实践、志愿服务等）需提前向分管领导、院长或总支书记报告，原则同意后方制定实施方案，方案批准后方可执行；学生校外活动必须履行学校的审批手续后方可执行。
37、所有活动做到有报告、有方案、有音频资料、有总结。
第十六条 校外教学见习、跟岗实习、顶岗实习管理
38、严格按照有关法规和人才培养方案组织学生开展校外见习、跟岗、顶岗实习活动。
39、见习活动应制定详实的工作方案，履行必要的程序后方可实施，任何教职工未经许可不得私自组织学生参加校外的任何见习、实习活动。
40、见习实习活动由教学线和学工线共同组织实施并进行跟踪管理，由办公室联系见习实习备选企业并考察落实，走完所有审批程序后方可作为学生的见习实习单位。
41、见习实习企业捐赠的财物由办公室统一管理，物品交由资产管理员登记后配备给相关部门使用。
第十七条 成人教育和社会培训考证
42、成人教育和社会培训考证由教学线和学工线分线组织实施。
43、成人教育经费严格按照学校规定支出。
44、社会培训考证的收益由党政联席会议确定开支方案。
第十八条 财产、水电、会议室管理及维修维护工作
45、除服装道具有院团委管理外，本院的所有财物均由财产管理员登记造册，统一管理，并建立保管、使用、租借的管理制度；财产管理员还须负责向学校后勤处报告本院的小额维修维护项目。
46、水电管理和会议室管理由学工办制定管理办法。
第十九条 安全预警与突发事件处置
47、所有行管人员必须保持24小时手机畅通。
48、教学线、学工线每学期开学前必须组织人员对办公教学和生活场所进行联合安全隐患排查并及时向有关部门报告。
49、定期开展季度安全教育。
50、逐班逐寝室明确突发事件信息员，并进行应急培训。突发事件出现后直接管理者应第一时间赶到现场，第一时间报告分管领导、院长或总支书记；情况特别的紧急的直接报院长或总支书记乃至学校主要领导。
第二十条 上传信息与材料
51、所有上传信息必须真实客观原则，符合社会主义核心价值观和有关法律法规。
52、上传信息由学院信息专干统一办理，经由当事人、部门负责人、分管领导、院长或书记审核并加盖公章后方可上传上报。
53、特别重要的信息和材料由院领导轮签后方可上传上报。
第二十一条 教职工福利
54、在合法合规的前提下，尽可能创造更多的培训、挂职、兼职、获奖的机会与平台，提高劳动性合法收入。
55、努力办好大学生创业公司，使广大师生在服务社会方面获得合理报酬。
56、本院教职工生病住院、新婚生子、双亲去世由院分工会组织慰问，慰问金额不超过300元，具体数额由分工会主席确定。
57、在国家政策允许和学院资金许可的前提下，由分工会组织进行春节慰问。
第二十二条 印章使用
58、由办公室印制印章使用审批单，经由有关领导签批后方可盖章。
59、所有上传资料、管理制度、工作方案需加盖公章后方可生效；印章专人保管，概不外借；无审批单盖章的由保管人承担全责。
第二十二条 公务接待
60、一律填写学校公务接待审批单后方可进行。
本方案解释权归院长室，从2021年3月1日起执行，本方案与上级有关规定相冲突的将自行失效，按上级有关文件和规定执行。
商贸旅游学院
二Ｏ二一年二月二十四日