第一条 为了深入推进全院档案集中统一管理，进一步规范本院档案工作，重视和加强软硬件建设，建立和完善与校院体制相适应的二级学院档案工作运行与管理的新体制和新机制，特制定本暂行办法。

第二条 本院的档案指在教学、科研、党政管理等活动中直接形成的对学校、学院、社会有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、磁盘等不同载体形式的历史记录。

第三条 本院档案切实贯彻落实新的《高等学校档案管理办法》，本院自2018年建院起将档案工作纳入本院各部门年度考核责任目标。

第四条 为了确保本院档案的完整、准确、系统，从领导到各有关人员都要有档案意识，各个部门要把档案工作纳入本部门工作计划、纳入部门负责人议事日程、纳入各个岗位的职责范围; 在对专项工作进行布置、检查、总结和验收的同时，要对档案工作进行布置、检查、总结和验收。

第五条 各部门负责人要高度重视和支持档案工作，要明确专(兼)职档案员，明确专(兼)职档案员的工作职责。

第六条 本学院归档范围分以下四类:

(一)党群档案

1、分党总支(支部)工作计划、总结和会议记录、纪要(30年);

2、党的工作的规章制度及党的活动的有关文字、声像等档案(30年);

3、党建工作的材料(30年);

4、团委、学生会工作计划、报告、总结及重要活动的材料，学生社团的规章制度和重要活动的材料(30年);

5、工会活动材料、教职工大会的议程、报告和决议等重要文件(30年);

6、大事记。

(二) 行政档案

1、国家教育部各司局、省教育厅、市直有关部门、学校即学校有关处室来文，对中心工作的批复(30年、重要永久);

2、省、市、学校相关文件和对相关工作的指示和批复(30年)；

3、本院教育事业规划、计划及上级批复(30年);

4、本院工作计划、总结、报告及批复(30年);

5、本院系制定的规章制度(30年);

6、反映本院重要学术活动和其他活动(如:领导视察、知名校友、国际友人来访等)文字、声像和实物(永久);

7、本院会议记录和纪要(30年);

8、本院教学、学术和专业建设委员会名单、教务秘书、各部门负责人、专门干事名单，教研室主任名单(30年);

9、本院年鉴或大事记(30年)。

（三）教育教学档案

1、毕业生学籍材料、学习成绩表(永久)；

2、学生学籍变更材料(升留级、休转退复)(30年);

3、学生的奖惩材料(30年)；

4、各专业教学大纲、计划和人才培养方案(30年);

5、名师工作室、企业工作站及教学实习基地的确定、审批等文件(30年，重要永久);

6、硕士、博士研究生毕业论文(永久);

7、各类毕业生集体照(永久);

8、本院参加国内外各类会议、比赛和竞赛的文件及获奖证书(含复印件)(30年，重要永久);

9、知名校友的业务自传、论文、专著、讲义、获奖证书、奖状、荣誉证书、证章、聘书、媒体报道、重要场合的讲稿、照片、录音等(永久)。

10、鼓励各部门积极创建并保存有自身特色的业务档案，建议按照以下分类进行:

①教学管理文档。主要包括校、院、系有关教学工作规章制度的建设与执行情况;教学工作计划、总结、会议记录;教学工作统计表;教学经费的分配；教学评估与检查材料;教学管理的研究与实践成果材料;教师风范、学习风气、学术文化氛围等材料。

②师资队伍建设文档。主要包括教职工名册、专任教师名册;专任教师学历、职称、专业和年龄结构分析;师资队伍培养计划、总结;教师工作量规定与执行考核情况;教师培训、进修、学术考察计划、总结和考核材料;教师业务考察表、教学工作量统计表;青年教师指导任务书、青年教师培养总结材料;有突出贡献专家，学术带头人、学科带头人和骨干教师的基本情况材料、双师型教师花名册、兼职教师花名册。

③课堂教学文档。各专业教学计划;课程教学大纲;课程建设规划及实施情况:各专业课程试题库;典型教案、重要备课记录;校历、课程安排表教学任务书;任课教师名单:教学进度表;每学期考试试卷、答案、试卷分析:监考记录:院系领导听课记录:各类教学质量评议表;期中教学检查材料;选用教材、自编教材、自编参考资料。

④实践教学和教学改革文档。实验教学大纲、实验教学评价表、典型实验报告;实验室开放利用情况;实习大纲、实习计划、实习总结;优秀教育实习教案、实习报告;社会调查、社会实践计划、企实践挂职、总结材料;学生基本理论与基本技能训练材料;毕业论文毕业设计材料;教学内容与课程体系改革材料;教学方法与手段改革材料;校、省、部级教学成果获奖材料;现代教育技术、多媒体教学、双语教学等材料;学生科技创新、制作立项、成果;重点课程、精品课程建设材料、技能抽查情况。

⑤学科或专业建设文档。学科、专业等建设论证、评估、申报、审批材料;学科、专业等建设的规划与措施、计划与总结材料;教研室活动的计划、组织和总结;实验实训室建设的计划、措施、效果和推广材料。
⑥学籍管理文档。新生名册;学籍卡、成绩册;授予学位材料;学籍变更材料;学生奖惩材料；困难学生名册、少数民族学生名册、残疾学生名册、特点学生名册、主点观察矫正学生名册。

(四)科研档案

1、科研准备阶段:

项日建议书及批复、申报书、立项书，合同、开题报告。研究计划，调研报告，方案论证报告。

2、研究实验阶段:

原始记录，实验、测试、分析报告，关键配方，计算数据，实验大纲，计算机程序，说明书，用户手册，样品，标本，照片。

3、总结阶段

工作总结，研究报告，论文，专著，技术标准，规范，设计图纸，工艺文件，鉴定证书(包括鉴定意见)，专家名单，专家评审意见。

4、成果申报阶段

科技成果登记表，成果申报书，获奖证书，效益分析报告及成果应用证明材料。

5、应用转化阶段

应用转化方案和实施材料，成果转让合同，协议，生产定型鉴定材料，成果宣传报道。

（五）招生、就业、校企合作、产教融合，国际交流建立系统的分类档案。

第七条 本院组建成立以前的原各系形成的档案应保持原状特征，分设专柜或专区妥善保存于新单位档案室，不得擅自销毁处理。

第八条 本院组建成立以后每学年所形成的纸质文本档案由各单位在本院档案员指导下组卷装盒，保存于本单位档案室，以方便日常工作查阅利用。

第九条 本院所产生的与上张纸质档家相应的由子文本档案和五种须由学校保存的文书纸质档案（重大学术活动、重要会议、事业发展规划、年鉴及学生照片档案则须报送学校档案馆备份，报送时必须填写移交清单电子报表。

第十条 本院每学年所形成的档案由兼职档案员负责日常收集整理，按学校档案室的要求交学校档案室。

第十一条 本试行办法自公布之日起实施。

第十二条 本院各部门主要指党总支、综合办、学工办、招生就业办（综合办）、分工会、教工党支部、学生党支部、团委、学生会、各教研室、教务办、各企业工作站、各名师大师工作室。

第十三条 本试行办法由学院综合办负责解释。